بازاریابی با چت بات ها

چت بات‌ها چند سال پیش به دنیا معرفی شدند. آن‌‌ها قبلا ابزار مرسومی در خدمات مشتریان بودند و فقط قابلیت‌ها و محبوبیتشان در چند سال اخیر افزایش‌یافته است. بازاریابانی که هنوز روش استفاده از چت بات‌ها را نمی‌دانند، از این دستورالعمل واضح و مفید مَتیو باربی بهره خواهند برد. بارلی روش استفاده از چت‌ بات‌ها و مراحل ساخت چت بات را توضیح می‌دهد و شما را به استفاده از آن‌ها متقاعد می‌کند.

درحالی‌که سایر کانال‌های بازاریابی نرخ جذب مشتریان و سودآوری کمی دارند، اما بازاریابان رسانه‌ای جدید برای دسترسی به مشتریان پیدا کرده‌‌اند: چت بات‌ها.

چت بات (Chatbot) چیست؟

چت بات که مخفف دو واژه Chat و Robot است، درواقع نرم‌افزاری است که به کمک هوش مصنوعی، یک چت واقعی را شبیه‌سازی می‌کند.

مثلا اگر در قسمت پایین یک سایت، جعبه چت را ببینید و در آن تایپ کنید: «سلام»، به احتمال زیاد توقع دارید چنین پاسخی دریافت کنید: «سلام. در خدمتیم» یا «سلام. چه کمکی از دست من برمی‌آید؟». این مکالمات را می‌توان توسط نرم‌افزارهای چت بات شبیه‌سازی کرد. نتیجه آن خواهد شد که بخشی یا حتی کل مکالمه با بازدیدکننده سایت، توسط نرم‌افزار انجام می‌شود. این مکالمه حتی می‌تواند منجر به خرید مخاطب شود!

چت بات‌ها کانالی جذاب، منعطف، با کاربری آسان برای دسترسی به مشتریان

ازآنجاکه اکثر کانال‌های ارتباطی اشباع و خسته‌کننده شده‌اند، هر کانالی حتی بهترینِ آن‌ها دیر یا زود با کاهش تعداد کاربران روبه‌رو خواهد شد و بازاریابان باید مدام در جستجوی کانال‌های جدید باشند. استفاده از فیس‌بوک و ایمیل‌های سنتی کاهش چشمگیری داشته است و چت بات‌ها جایگزین جذابی برای دسترسی به مصرف‌کنندگان و برندسازی هستند. چت بات‌ها خدمات قانونمندی دارند و بعضی از آن‌ها با استفاده از هوش مصنوعی امکان چت و گفتگوی کاربران در هر پلتفرم ارتباطی معروف را فراهم می‌کنند. چت‌ بات‌ها کاربردهای مختلفی مثل عضو کردن کاربران در یک خبرنامه، دادن کد تخفیف به مردم یا گردآوری اطلاعات لازم برای ترتیب دادن یک قرار ملاقات دارند. همچنین می‌توانند اطلاعات ارائه دهند و اخبار جدید را اعلام کنند.

فیس‌بوک امکان استفاده از چت بات‌ها در مسنجر را فراهم کرده است

در سال 2016، فیس‌بوک پلتفرم مسنجر با پشتیبانی چت بات‌ها را معرفی کرد. مسنجر این امکان را برای کاربران فراهم کرده که بدون خارج شدن از فیس‌بوک، به محتوا دسترسی داشته باشند و فرصت‌های فوق‌العاده‌ای در اختیار بازاریابان گذاشته تا محتوای مورد تقاضای افراد را فورا ارائه کنند، اطلاعاتی درباره کاربران جمع کنند و حتی مبالغ دریافتی را از طریق مسنجر از مشتریان دریافت کنند. وقتی یک آگهی را مستقیم در مسنجر منتشر می‌کنید، می‌توانید نتیجه‌اش را به کمک یک چت بات در همان مسنجر پیگیری کنید. این قابلیت‌ها فرصت‌های بی‌نظیری در فیس‌بوک ایجاد کرده‌اند، اما این چت‌بات‌ها در پلتفرم‌های دیگر مثل Slack، تلگرام و پیامک هم عملکرد خوبی دارند.

پلتفرم‌های تخصصی این امکان را فراهم می‌کنند تا در عرض چند دقیقه یک چت ‌بات کامل بسازید

chatfuel.com و پلتفرم‌های مشابه، ساخت چت ‌بات را بسیار ساده کرده‌اند. می‌توانید بعد از طراحی چت ‌بات خود، آن را با تنظیمات خاص در چت‌فیول بسازید و با تصحیح و تنظیم آن چت باتی منطقی و کارآمد ایجاد کنید. این پلتفرم بر اساس پاسخ مثبت یا منفی کاربر یا بر اساس کلیدواژه‌های تایپ‌شده توسط کاربر عمل می‌کند.

چت‌فیول افزونه‌هایی دارد که به شما امکان می‌دهد با لینک زدن به خدمات متنوع، محتوای موردنظرتان را پیدا کنید. حتی در چت‌فیول می‌توانید کاربران را بر اساس پاسخ‌هایشان بخش‌بندی کنید. استفاده از چت‌فیول برای 100 هزار چت در ماه رایگان است.

برای کسب بهترین نتایج، محتوایی باکیفیت به کاربران ارائه کنید که با نیازهایشان همسو باشد

پیش از ساخت چت ‌بات باید ارزشی که به کاربران ارائه می‌دهد را مشخص کنید. دیمیتری کاچین، مدیر بخش مشارکت چت‌فیول اعتقاد دارد که موثرترین پیام، پیامی است که محتوای باکیفیت و مرتبط با مخاطبان هدف ارائه دهد. برای ارائه محتوای مرتبط‌تر به مخاطبان می‌توانید از اصول بخش‌بندی و شخصی‌سازی استفاده کنید.

کاچین پیشنهاد می‌‌کند که انتخاب مطالب دریافتی و فاصله زمانی دریافت مطالب را به کاربران واگذار کنید. ارسال بیش از دو پیام در طول روز افراد را دل‌زده می‌کند و باعث می‌شود از چت ‌بات خارج ‌شوند.

نکات کلیدی مقاله

1. چت بات‌ها کانالی جذاب، منعطف، با کاربری آسان و معمولا رایگان برای دسترسی به مشتریان و برندسازی هستند.
2. فیس‌بوک امکان استفاده از چت بات‌ها در مسنجر را فراهم کرده است.
3. پلتفرم‌های تخصصی این امکان را فراهم می‌کند تا در عرض چند دقیقه یک چت بات کامل بسازید.
4. برای کسب بهترین نتایج، محتوایی باکیفیت به کاربران ارائه کنید که با نیازهایشان همسو باشد.

تالیف و ترجمه: ژان بقوسیان

منبع: modiresabz.com

کارت کپچر HDMI

​کارت کپچر HDMI برای تبدیل دوربین به وبکم

کارت کپچر سخت‌افزاری است که هرگونه ورودی HDMI را به وبکم تبدیل می‌کند.

کاربرد آن برای مدرسان آن است که می‌توانند یک دوربین حرفه‌ای را که خروجی HDMI دارد به وبکم تبدیل کنند.

ورودی کارت کپچر کابل HDMI است و خروجی آن پورت USB.

آیا هر دوربینی قابلیت تبدیل به وبکم است؟

هر دوربینی که خروجی HDMI دارد قابلیت تبدیل شدن به وبکم را ندارد. دلیلش آن است که برخی از دوربین‌ها اصطلاحا خروجی Clean HDMI ندارند. منظور از خروجی Clean HDMI آن است که خروجی تصویری که دوربین می‌فرستند شامل ساعت و دکمه رکورد و موارد دیگر نیست و فقط تصویر تمیز دوربین به عنوان خروجی ارسال می‌شود. کافی است در اینترنت جستجو کنید تا ببینید آیا دوربین شما اولا خروجی HDMI دارد یا خیر و در مرحله بعدی آیا خروجی آن Clean HDMI است یا خیر.

کاربردهای کارت کپچر با ورودی HDMI

تبدیل دوربین عکاسی یا فیلم‌برداری با خروجی HDMI به وبکم قابل استفاده در وبینار، وبکست و جلسات آنلاین
تبدیل صفحه نمایش لپ‌تاپ به مانیتور
وارد کردن تصویر هرگونه دستگاه ویدیویی با خروجی HDMI مثل PS4، پخش‌کنننده DVD و حتی تصویر یک لپ‌تاپ یا کامپیوتر دیگر

کارت کپچر (Capture Card) چیست؟

کارت کپچر ویدویی سخت‌افزار نسبتا کوچکی است که ویدیوی ورودی را دریافت می‌کند و خروجی USB می‌دهد که به کامپیوتر وصل می‌شود. فرض کنیم می‌خواهید در کلاس آنلاین یا وبکست خود به جای وب‌کم از دوربین حرفه‌ای استفاده کنید. کافی است با یک کابل HDMI خروجی دوربین را به ورودی این کارت وصل کنید. سپس خروجی را که به صورت USB است را به کامپیوتر وصل کنید. اغلب نرم‌افزارها و سایت‌ها، کارت کپچر را یک وب‌کم درنظر می‌گیرند. پس کافی است به سایت برگزاری وبینار بروید. خواهید دید در فهرست وب‌کم‌ها یک وب‌کم جدید اضافه شده که نامش نام همان کارت کپچر است.

در وبکستینگ حرفه‌ای کارت کپچر اهمیت بسیار زیادی دارد، زیرا به کمک آن می‌توانید از منبع تصویری را به کامپیوتر تدوین همزمان منتقل کنید تا در وبکست خود از آن استفاده کنید. کارت‌ کپچر اینترنتا یا درون کیس کامپیوتر نصب می‌شود. کارت کپچر اکسترنال یا خارجی قطعه‌ای است که می‌تواند به لپ‌تاپ یا کامپیوتر وصل شود، بدون اینکه لازم باشد کامپیوتر را باز کنید.

​

آیا برای استفاده از کارت کپچر باید کامپیوتری حرفه‌ای داشته باشیم؟ پاسخ منفی است. کارت کپچر سخت‌افزار پیچیده و سنگینی نیست و دقیقا مانند آن است که یک وبکم خروجی به پورت USB وصل کرده‌ایم. پس برای استفاده از کارت کپچر نیازی به سخت‌افزار خاص و سطح بالا نیست.

چگونه سئوی تکنیکال انجام دهیم؟

سئو تکنیکال یا سئوی فنی چیست؟

همان‌طور که می‌دانید از سال‌های قبل تمرکز سئو بیشتر روی این موضوع بوده است که ما محتوای خوبی را تهیه کنیم یا بنویسیم و سعی کنیم کلیدواژه اصلی آن محتوا را تاکید کنیم؛ که تاکید کردن از طریق bold کردن، افزایش چگالی آن keyword در آن متن و روش‌های دیگری بوده که همیشه استفاده شده است ولی روز به روز موضوعی به نام سئو تکنیکال اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

سئو تکنیکال این است که آیا سایت ما از لحاظ فنی پیش‌نیازهای لازم را برای یک سایت مناسب و کاربرپسند دارد یا خیر و گوگل روی این موضوع روز به روز حساس‌تر می‌شود که معیار سئو فقط یک محتوای خوب نباشد، بلکه ساختار سایت ازلحاظ فنی برای مخاطبان و بازدیدکنندگان مناسب باشد.

3 روش برای سئوی فنی

1. سرعت سایت

اولین ایده «سرعت سایت» است. گوگل این موضوع را بررسی می‌کند و اهمیت زیادی برای آن قائل است. بنابراین اگر روی سرعت سایت‌تان کار نکنید و اهمیتی ندهید و Load Time آن خیلی زیاد باشد هرچقدر هم که روی مقالات و مطالب خوب کار کنید،‌ نمی‌توانید نتیجه عالی بگیرید.

پس روی سرعت سایت کار کنید که یکی از موارد سئو تکنیکال است.

2. داشتن SSL

دومین ایده «داشتن SSL» یا SSL encryption است. حتما دیده‌اید که در مرورگر، بعضی از سایت‌ها وقتی آدرس و اینتر را می‌زنید یک قفل کوچک در آن مرورگر دیده می‌شود و می‌نویسد که این ارتباط امن است. این موضوع نیز از دید گوگل بسیار مهم است و می‌توانید با یک سرچ ساده در اینترنت پیدا کنید که چطور می‌توانید سایت‌تان را با پروتکل SSL به سرور وصل کنید که این کار هم خیلی سخت نیست و می‌توانید با یک جستجوی ساده در گوگل ببینید که چطور می‌توانید سایت‌تان را با پروتکل SSL سازگار یا امن کنید.

اگر این کار را انجام دهید آدرس صفحات سایت‌تان به جای HTTP با HTTPS شروع می‌شود که گزینه بهتری است.

3. استفاده از Structured Data

سومین ایده مهم در سئو تکنیکال «استفاده از Structured Data» یا داده های ساختاریافته است. Structured Dataها کدهای کوتاهی هستند که معمولا به اول محتوایتان (مقاله یا هر متنی) اضافه می شوند و باعث می شود که گوگل بتواند اطلاعات بیشتری در مورد آن محتوا دریافت کند.

شما با تعریف یک Structured Data ساده می توانید به گوگل بگویید که مقاله‌ای که نوشتم دستور پخت یک غذا است، زمان پختش 18 دقیقه است و خیلی اطلاعات بیشتر مثلا غذایی که درست می‌شود چند کاری انرژی به بدن می‌رساند و…

بنابراین با آشنایی با Structured Data یا داده‌های ساختاریافته، روش تولید آن و اضافه کردن آن به صفحات سایت می‌توانید اطلاعات خیلی بیشتری در مورد یک محتوا در اختیار گوگل قرار دهید و گوگل به این موضوع به شما جایزه یا پاداش می‌دهد چون می‌داند که شما ارزش قائل شدید و می‌خواهید که محتوایتان با معیارهای بالاتری تولید شود.

اگر این کارها را انجام دهید می‌توانید مطمئن شوید که رتبه خیلی بهتری در نتایج گوگل کسب خواهید کرد. پس از امروز دنبال یادگیری تکنیکال سئو هم باشید و سئو را صرفا در بهینه کردن یک کلید واژه در یک متن ندانید.

 برای آموزش سئو در دوره آنلاین مستر کلاس سئو شرکت کنید.

7 عادت متخصصان سئو غیر موثر

کار ما به‌عنوان متخصصان سئو می‌تواند باعث موفقیت یا شکست مشتری شود. با 7 عادت بدی آشنا شوید که باید آن‌ها را برای اثرگذاری بیشتر کنار بگذارید.

غیر موثر بودن در هر شغلی بسیار بد است. به‌خصوص، یک متخصص سئوی غیر موثر خیلی بد است؛ زیرا کار ما می‌تواند باعث موفقیت یا شکست مشتری شود. ما می‌توانیم باعث شویم که گوگل یک سایت را مسدود کند یا می‌توانیم میزان فروش آنلاین یک سایت را سه‌برابر کنیم. گاهی هم می‌توانیم رتبه سایت، ترافیک سایت و نرخ تبدیل علاقه‌مند به مشتری را بدون تغییر حفظ کنیم. در این مقاله به بررسی 7 عادت بد متخصصان غیر موثر سئو می‌پردازیم.

1. زیاده از حد بر معیارهای خاص تمرکز می‌کنند، بدون این‌که معیارهای دیگر را در نظر بگیرند

معیارهای مهم برای شما هر چه که باشد، همیشه دلیلی برای پایین بودن بعضی معیارهای دیگر وجود دارد. به‌خصوص، لینک‌ سازها با این مشکل مواجه هستند. مثلا شاید دنبال لینک ‌سازی برای یک سایت جدید باشید و ناگهان سایتی را ببینید که قدرت دامنه‌اش 15 است؛ اما محتوایش به حوزه کاری مشتری شما ربط دارد. محتوای این سایت خوب است، ترافیکش در حال افزایش است و به‌غیر از قدرت دامنه‌ پایینش مشکلی ندارد، پس دوست دارید لینکی در آن داشته باشید.

آیا فقط به‌ خاطر همین یک معیار ضعیف، فرصت لینک ‌سازی در این سایت را از دست می‌دهید؟

از طرف دیگر، بعضی لینک‌ سازها دنبال لینک ‌سازی در سایت‌های کاملا غیر مرتبط هستند که اصلا به نفع مشتری‌شان نیست، حتی اگر قدرت دامنه آن سایت بالا باشد.

من هرگز نمی‌توانم بر اساس فقط یک معیار تصمیم بگیرم که آیا این سایت برای مشتری من مناسب است یا نه. حتی باور دارم که چند معیار هم نمی‌تواند اطلاعات لازم را در اختیارتان قرار دهد. باید آن سایت را بررسی کنید و از خودتان بپرسید اگر لینک‌ مشتری را در این سایت قرار دهید، خودتان حاضر هستید روی آن کلیک کنید؟‌

2. آزمایش یا امتحان چیزهای جدید را دوست ندارند

همیشه هر کاری جای بهتر شدن دارد. پس باید راه‌های جدید را امتحان کنید تا روشی حتی کمی بهتر برای انجام آن کار پیدا کنید.

اگر آزمون نکنید، پول و مشتریان زیادی را از دست می‌دهید. اخیرا فهرستی از ابزارهای لینک‌ ساز پیدا کردم و چند موردی که قبلا امتحان نکرده بودم را امتحان کردم. انجام هر کار جدیدی برایم لذت‌بخش است، حتی اگر روش کارم را تغییر ندهد. اگر بتوانم ثابت کنم که روش فعلی کارم بهتر است، باز هم این آزمون ارزشمند است، چون مسیر صحیح را به من نشان داده است.

3. اصلا سعی نمی‌‌کنند با کار واقعی مشتری‌شان آشنا شوند

می‌خواهم اعتراف کنم این یکی از بدترین عادت‌های تیم من بوده است. بی‌توجهی به محتوای سایت و کسب‌وکار مشتریان اشتباه بزرگی است. به‌خصوص تیم‌‌های دورکار با این مشکل روبه‌رو هستند، زیرا شناخت کاملی از مشتری ندارند. اگر کاملا با کار مشتری‌تان آشنا نباشید و ناآگاهانه برایش لینک بسازید، با ارائه محتوای گمراه‌کننده، مشتری‌تان را به‌ خطر می‌اندازید. همچنین کاربران غریبه که از سایت بازدید می‌کنند و سپس روی لینک مشتری شما کلیک می‌کنند را هم به‌ خطر می‌اندازید.

4. وقتی می‌دانند چیزی قابل بهتر شدن است، هیچ حرفی نمی‌زنند

می‌دانم خیلی از مدیران دوست ندارند کارمندانشان حرفی بزنند یا نظری بدهند، اما من عاشق این کار هستم، زیرا احتمال دارد کارمندانم مسائل را از زاویه‌ای دیگر ببینند و بتوانیم کارمان را بهتر انجام دهیم.

اگر در صفحه‌ای لینک می‌سازید و نتایج جستجو فرقی نمی‌کند، دوباره محتوا را بررسی کنید تا دلیل این اتفاق را پیدا کنید. اگر قالب دسترسی را در اختیارتان قرار داده‌اند؛ اما می‌بینید که نرخ واکنش‌ها بسیار کم است، از مشتری برای تغییر آن اجازه بگیرید و دوباره امتحانش کنید.

5. اصلا نمی‌خواهند چیزی خارج از حوزه تخصصی‌شان یاد بگیرند یا بدانند

من تصمیم گرفته بودم چیز بیشتری درباره سئو به لینک‌ سازهایم یاد ندهم. دلیل اصلی‌ام این بود که نمی‌خواستم با معیارهای مختلف گیج و سردرگم شوند. می‌خواستم خودشان به ‌عنوان کاربر نه به‌عنوان متخصص سئو، فرصت‌های موجود برای لینک‌ سازی را پیدا کنند.

خوشبختانه همه افراد خوبم از من می‌پرسند که چرا کاری را به یک روش خاص انجام می‌دهیم یا از من می‌خواهند واژه‌هایی که در حوزه سئو به آن برخورده‌اند را برایشان توضیح دهم. با این‌که می‌دانم سئو حوزه‌‌های تخصصی فراوانی دارد؛ اما می‌توانم مطالب زیادی را برایشان توضیح دهم تا همیشه مشتاق افزایش دانششان در این حوزه باشند.

پارسال دوره‌ مبتدی آموزش سئو برای گروهی برگزار کردم که هیچ‌ چیزی درباره آن نمی‌دانستند و چند نفر قبل از شروع جلسه سوال‌هایی درباره افزونه‌های وردپرس پرسیدند که من هم چیز زیادی درباره‌اش نمی‌دانستم. جستجو کردن درباره این موضوع جدید لذت خاصی برایم داشت.

6. اگر اشتباه کنند، سعی می‌کنند پنهانش کنند

این یکی از بزرگ‌ترین نقطه‌ضعف‌های من است. همه ما اشتباه می‌کنیم؛ اما اگر آن را نپذیریم، نمی‌توانیم بهتر شویم. یک بار وقتی برنامه‌نویسی می‌کردم سروری را به هم ریختم. واقعا ترسیده بودم؛ اما باید سراغ مسئول سرور می‌رفتم و ماجرا را برایش تعریف می‌کردم. همچنین یک‌بار به ‌خاطر پنهان‌کاری باعث شدم سایتی در گوگل مسدود شود.

وقتی نوبت به لینک‌ سازی می‌رسد، تیم من هر اشتباهی که تصور کنید را انجام داده است. افراد من:

• فراموش کردند پایگاه داده‌مان را کنترل کنند تا اگر مشتری قبلا در سایت موردنظر آن‌ها لینکی گذاشته باشد، متوجه شوند.
• بر سر ایمیل‌ها با وب‌مسترها درگیر شدند، زیرا افرادم را بدون دلیل اسپمر خوانده بودند.
• لینک‌هایی ساخته بودند که آن‌قدر بد بودند که حذفشان کردم.
• لینک‌هایی را در سایت‌های بدون رتبه قرار داده بودند.

همه ما موارد مشابه زیادی دیده‌ایم. خرابکاری واقعا خجالت‌آور است. اگر رئیس و مشتری خوبی داشته باشید که سرتان داد نزند، واقعا شانس آورده‌اید.

7. برای آگاه شدن از رویدادهای دنیای سئو به دیگران تکیه می‌کنند و خودشان تلاشی نمی‌کنند

شما به‌عنوان متخصص سئو باید از همه تغییرات، رویدادها، کارهای نتیجه‌بخش و بی‌نتیجه آگاه باشید. مثلا از این‌که:

• گوگل تغییرهای بزرگی در الگوریتم‌هایش داده است.
• تاکتیک‌های جدیدی به روش‌های لینک ‌سازی اضافه شده است.
• جان مولر، یکی از مدیران ارشد گوگل در توییتر به یک سوال مهم پاسخ داده است.

زیبایی سئو در این است که هیچ‌وقت خسته‌کننده نمی‌شود. من اغلب برای کسب اطلاعات به توییتر مراجعه می‌کنم؛ اما سایت‌های معروف سئو را هم می‌خوانم و در روز با خیلی از همکارانم در صنعت صحبت می‌کنم.

سال‌ها پیش که ساختار خیلی مشخص‌تری برای روز کاری‌ام داشتم، همیشه صبح‌ها نیم‌ ساعت وقت می‌گذاشتم و رویدادهای مهم آن روز را بررسی می‌کردم.

نمی‌توانید منتظر شوید که مشتری ایمیلی به شما بزند و جریانی را تعریف کند یا همکارتان چند روز بعد ماجرایی را برایتان تعریف کنند.

یادتان باشد که سئو صنعتی واقعا جذاب است و شما عضوی از آن هستید، پس چرا بیشترین بهره را از آن نمی‌برید؟

برای آموزش سئو در دوره آنلاین مستر کلاس سئو شرکت کنید.

مدیریت پروژه کاربردی

بعضی از مهارت‌ها برای موفقیت، مهارت‌هایی جانبی هستند. این مهارت‌ها مفید هستند؛ ولی بر میزان موفقیت یا شکست شما تاثیری ندارند. مهارت‌های دیگری وجود دارند که در رسیدن به بیش‌ترین توانایی‌ها، بسیار حیاتی هستند و اگر می‌خواهید به اهداف شغلی و مالی‌تان برسید، باید این مهارت‌ها را به بالاترین حد ممکن برسانید.
یکی از این مهارت‌های ضروری، توانایی مدیریت پروژه‌ها با ابعاد مختلف است. پروژه را می‌توان یک کار چند مرحله‌ای تعریف کرد، چیزی که هر روز در زندگی و کارتان با آن سروکار دارید. برای موفق شدن باید در مدیریت پروژه قوی باشید.

از دام هوشمندی بر حذر باشید

یکی از بزرگ‌ترین خطرات در مدیریت پروژه این است که احساس کنید همه چیزهای لازم، راجع به موضوع را می‌دانید. بسیاری از مردم از توانایی‌شان برای انجام چندین کار هم‌زمان یا پشت سرهم استفاده می‌کنند. آن‌ها در «دام هوشمندی کم‌کاران» گرفتار می‌شوند. آن‌ها از هوش خود استفاده می‌کنند تا به خود و دیگران نشان دهند چقدر بی‌پروا و توانا هستند. این افراد، در رده افراد نالایقِ نادان قرار می‌گیرند. نالایقِ نادان کسی است که نمی‌داند و نمی‌داند که نمی‌داند.

مهارتی اساسی در زندگی

مدیریت پروژه یک مهارت ضروری است و کاربردش فقط برای سازندگان سدهای هیدرو الکتریکی یا آسمان‌خراش‌های بزرگ نیست. هر بار که برای خرید وارد سوپرمارکت می‌شوید درگیر یک پروژه هستید. اگر فروشنده هستید، کار بر هر فرد برای تبدیل او به یک مشتری، یک پروژه است. حتی اگر می‌خواهید عصر با یک نفر بیرون بروید، در حال سازماندهی و برنامه‌ریزی یک پروژه هستید.
توانایی شما در سازماندهی و انجام موفقیت‌آمیز یک پروژه مهارتی ضروری برای موفقیت است. این هنر ضروری مدیریت و راهی برای چند برابر کردن توانایی‌ها و نتایج است. توانایی مدیریت انواع پروژه‌ها در افزایش اعتبارتان و کسب درآمد رویایی بسیار ضروری است.

در حرفه خود بهترین باشید

اغلب افراد می‌توانند تایپ کنند؛ اما تعداد کمی از آن‌ها می‌توانند بدون اشتباه هشتاد تا نود کلمه در دقیقه تایپ کنند. میلیون‌ها نفر می‌دانند چگونه با کامپیوتر کار کنند، اما عده کمی حرفه‌ای هستند و می‌توانند از حداکثر قابلیت‌های آن استفاده کنند و به اهدافشان برسند. فروشندگان زیادی وجود دارند؛ اما فقط 10 درصد آن‌ها، 80 درصد فروش و سود را از آنِ خود می‌کنند.
مدیریت پروژه نیز به همین صورت است. هرکسی می‌داند کارهای چند مرحله‌ای را چگونه انجام دهد؛ اما تعداد کمی حرفه‌ای هستند. اغلب افراد تا حدی منظم و کمی هم بی‌نظم هستند. این افراد در رسیدن از نقطه الف به نقطه ب وقت و هزینه زیادی صرف می‌کنند و مرتکب خطاهای بسیار زیادی می‌شوند. آن‌ها در زندگی پروژه‌ها را ماهرانه مدیریت نمی‌کنند، چرا که نمی‌دانند این توانایی‌ها چقدر در رسیدن به خواسته‌هایشان اهمیت دارد.
برای موفقیت در زندگی به «اهرم» نیاز دارید. شما به یاری دیگران نیازمندید. برای کسب دستاوردهای بزرگ و زندگی عالی، به کمک افراد بسیاری نیاز دارید. باید بتوانید فعالیت‌های افراد مختلف را به سمت هدفی مشخص جهت‌دهی کنید. اگر مهارت مدیریت پروژه را بهبود نبخشید، درگیر پروژه‌ها خواهید بود؛ ولی یکی از افراد گروه و نه هدایت‌کننده گروه خواهید بود.

برون‌سپاری و مدیریت پروژه

قدرت اقتصادی هر کشور، مدیون چیزهای زیادی است؛ اما یکی از مهم‌ترین موارد، تخصصی کردن کارها و تقسیم کار است. به عبارت دیگر به جای آن‌که همه‌کاره باشیم، باید متخصص باشیم و در انجام یک یا دو کار بسیار ماهر شویم و هر کار دیگر را به دیگران واگذار کنیم.
امروزه، یکی از پرطرفدارترین واژه‌ها در کسب‌وکار، برون‌سپاری است. به این معنی که به جای استخدام یا نصب تجهیزات در محل خودتان، عملیات شرکت را به سازمان دیگری که متخصص انجام آن کار است محول می‌کنید.
بسیاری از سازمان‌ها دریافته‌اند که این روش، ارزان‌تر از انجام کارهایی نظیر تهیه فهرست حقوقی، حسابداری، حمل‌ونقل کالا، تولید، مونتاژ، تحویل، توزیع و هزاران کار دیگر توسط خودشان است.

شما همواره در حال برون‌سپاری هستید

کل زندگی شما، فرایند برون‌سپاری است. چه بدانید یا نه شما دائما کارها و فعالیت‌های خود را به صدها بنگاه اقتصادی نظیر سوپرمارکت‌ها، رستوران‌ها، خشک‌شویی‌ها، تعویض روغنی‌ها و خیاطی‌ها می‌سپارید. لازم نیست انجام این کارها را خودتان بیاموزید. واگذاری کارها به افرادی که در آن تخصص دارند بسیار به صرفه‌تر و آسان‌تر است. آن‌ها کار را بهتر، سریع‌تر و با اشتباهات کمتری انجام می‌دهند. با برون‌سپاری، زمان بسیار بیشتری برای انجام کارهای تخصصی‌تر و پرسودتر به دست می‌آورید. این یکی از کلیدهای ساخت اهرمی است که استعدادها و توانایی‌های شما را چندین برابر می‌کند.

راز بهره‌وری بالا

در مدیریت پروژه به طور نظام‌مند و سازماندهی‌شده، کارهای مختلف را برون‌سپاری می‌کنید تا به هدفی مشخص برسید. شما با کنار هم قرار دادن توانایی‌ها و استعدادهای افراد مختلف برای رسیدن به هدفی مشخص، هم‌افزایی ایجاد می‌کنید. با کار گروهی توسط افرادی با استعدادهای متفاوت، می‌توان دستاوردهایی خارق‌العاده ایجاد کرد. توانایی شما در همسو کردن نیروها برای رسیدن به هدف مشترک، کلید پیشرفت در کار و زندگی است.
برای ایجاد حس همکاری در گروهی از افراد برای انجام کاری پیچیده، باید «هماهنگی» ایجاد کرد. یکی از مهم‌ترین کارهای شما، تلاش برای ایجاد هماهنگی در افرادی است که با شما یا برای شما کار می‌کنند.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه هنری است که مستلزم تفکر و آینده‌نگری است. هرگاه باید کار بزرگی انجام دهید، اولین گام این است که یک قلم و کاغذ بردارید و افکارتان را بنویسید. همان طور که می‌دانید، تمام مردان و زنان موفق، افکارشان را ثبت می‌کنند. آن‌ها قبل از شروع، موارد لازم را یادداشت می‌کنند. آن‌ها فهرست‌های اصلی و همچنین فهرست‌های فرعی تهیه می‌کنند. آن‌ها محاسبه می‌کنند. آن‌ها از قبل همه جزئیات یک پروژه را تحلیل می‌کنند و درباره تمام مراحل کار فکر می‌کنند و با این روش، باعث صرفه‌جویی در سرمایه و زمان می‌شوند. آن‌ها اغلب در چند ماه کارهایی انجام می‌دهند که افراد معمولی در چند سال قادر به انجام آن نیستند.

منضبط باشید

مدیریت پروژه مثل هر کار دیگری نیاز به تمرین و انضباط شخصی دارد. این امر به عزم راسخی نیاز دارد تا بدون فکر کاری را انجام ندهید. افراد زیادی به روش «پاسخ و واکنش» کار می‌کنند. آن‌ها به اتفاقات اطرافشان واکنش نشان می‌دهند و با توجه به احساس لحظه‌ای پاسخ می‌دهند. ناگهان کاری را شروع می‌کنند و به همان سرعت آن را رها می‌کنند. آن‌ها عجولانه قضاوت می‌کنند، بلافاصله تصمیم می‌گیرند و بدون تحلیل دقیق شرایط اقدام می‌کنند. این افراد مرتکب اشتباهات زیادی می‌شوند و از دید دیگران نالایق و بی‌نظم هستند. شما اینطور نباشید.
وقتی تصمیم بگیرید تا در مدیریت پروژه بهترین باشید، شروع به استفاده از فرایند نظام‌مندی می‌کنید که در ادامه برایتان شرح می‌دهم. توانایی انجام کارهای چند مرحله‌ای شما را قادر می‌سازد تا بر هر چیز دیگری مسلط شوید. یادگرفتن این روش سخت نیست.

با پروژه پایان‌یافته شروع کنید

اولین قدم در اجرای هر پروژه آن است که از هدف شروع کنیم و به عقب برگردیم. استفان کاوی می‌گوید: «کار را با در نظر گرفتن پایان آن، شروع کنید». دکتر روبرِتو آساگیولی پیشنهاد می‌کند که قبل برنامه‌ریزی یا سازمان‌دهی کاری، نتیجه یا خروجی ایده‌آل را روی کاغذ یا در ذهن خلق کنید.
رابِرت فِریتز، در کتاب «مسیری با کمترین مقاومت» بیان می‌کند که «قدرتمندترین اصل سازماندهی، تعهد به چشم‌اندازی از یک هدف واضح برای شما و دیگران است». دکتر چارلز گارفیلد، در تحقیقاتش بر کارمندان پربازده به این نتیجه رسید که نقطه شروع دستاوردهای بزرگ، توانایی فرد در تصور پایان مطلوب کارها است؛ یعنی نگاه کردن به هدف طوری که انگار به آن نائل شده‌ایم یا از هر جهت عالی انجام شده است. هر پروژه با تعریف دقیق شما از خواسته خود و تصور چگونگی پایان ایده‌آل کار آغاز می‌شود.

تک‌تک مراحل را سازماندهی کنید

وقتی هدف به وضوح مشخص شد، گام بعدی تهیه فهرستی از تمامی چیزهایی است که برای رسیدن به هدف و تکمیل پروژه لازم است.
در مدیریت پروژه دو روش برای تهیه فهرست وجود دارد. روش اول «روش ترتیبی» نامیده می‌شود. در این روش ترتیب مراحل مشخص می‌شود. برای آغاز مرحله دوم، باید مرحله اول تمام شده باشد و مراحل بعدی هم به همین طریق ادامه می‌یابد. این مرحله‌ها «فعالیت‌های وابسته» نامیده می‌شوند. هر فعالیت به تکمیل فعالیت قبلی وابسته است. این نکته‌ای کلیدی است که باید در مدیریت پروژه با هر اندازه‌ای به خاطر داشته باشید.
روش دوم تهیه فهرست فعالیت‌ها در مدیریت پروژه، «روش موازی» نامیده می‌شود. فعالیت‌هایی وجود دارند که می‌توانند به صورت همزمان و مجزا از دیگر فعالیت‌ها انجام شوند؛ مثلا در تهیه یک بروشور یا خبرنامه، می‌توان همزمان با تهیه متن تبلیغاتی، نوع کاغذ را انتخاب کرد یا عکس‌های لازم برای توضیح متن را جمع‌آوری کرد.
قانون «برنامه‌ریزی قبلی مناسب، مانع کارایی ضعیف می‌شود» بهره‌وری شما را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد.
وقتی هدفی در ذهن دارید و همه کارهای لازم برای رسیدن به هدف را در فهرستی به صورت ترتیبی یا موازی سازماندهی کرده‌اید، اکنون برای بخش اصلی مدیریت پروژه آماده‌اید. این کلید آینده کاری‌تان است. این فرایند «انتخاب و واگذاری» است.

انتخاب و واگذاری

برای انجام موفقیت‌آمیز پروژه‌های بزرگ‌تر، به افراد بیشتری نیاز است. توانایی انتخاب افراد مناسب و واگذاری موثر کارها به آنان، به اندازه هر عامل دیگر، در موفقیت یا شکست پروژه تأثیرگذار است. یک انتخاب اشتباه یا یک برداشت اشتباه در واگذاری امور، برای عدم پیشرفت پروژه، اتمام بودجه و یا حتی شکست پروژه کافی است.
مردان و زنان زیادی توانسته‌اند با قبول یک پروژه و انجام شایسته آن، در کارشان به سرعت پیشرفت کنند. دیگران ترفیع نگرفته‌اند؛ زیرا هنگامی‌که پروژه‌ای به آنان محول شده، آن را جدی نگرفته‌اند و نرسیدن به نتیجه مطلوب، اطمینان مافوقشان را نسبت به توانایی‌های آن‌ها از بین برده است. مدیریت پروژه موضوعی جدی است.

مسائل مدیریت پروژه

تقریبا تمام مشکلات کسب‌وکار، مشکلات مدیریتی هستند که به مدیریت پروژه بر می‌گردند. به همین دلیل هر مدیری که سر کار می‌آید، تمام افراد گروه را جایگزین می‌کند. مدیر جدید تشخیص می‌دهد که دلیل انجام نشدن کار آن است که فرد مسئول در بخش تولید، فروش، توزیع یا هر بخش دیگر، توانایی انجام کار را ندارد.
هنگامی‌که گروهتان را می‌سازید، قابلیت خود را به عنوان مدیر نشان می‌دهید. 95 درصد موفقیت کاری به توانایی انتخاب افراد مناسب برای کمک به شما بستگی دارد. اغلب مشکلات کسب‌وکار از آنجا ناشی می‌شود که کار را به افراد نالایق و نامناسب می‌سپارید.
وظیفه شما انتخاب بهترین افراد موجود برای انجام کار است. سابقه هر فرد را به دقت بررسی کنید. معرف‌ها را بررسی کنید. با افراد دیگر در مورد آن فعالیت مشورت کنید. درباره توانایی افراد برای انجام کار به بهترین شکل، به نظرات دیگران توجه کنید.
در انتخابتان دقیق باشید و در سپردن وظایف کلیدی به بهترین افراد، مُصِر باشید. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و کمتر شدن مشکلات می‌شود.
یک نکته کلیدی: اگر فهمیدید شخصی را اشتباه انتخاب کرده‌اید، کسی که کار را در زمان مورد نظر و باکیفیت مطلوب انجام نخواهد داد، به سرعت برای جایگزین کردن این شخص اقدام کنید. یک فرد ضعیف در گروه، می‌تواند موجب از دست رفتن تلاش‌های دیگران و تضعیف روحیه افراد خوب شود. یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های رهبر گروه، جابه‌جایی فردی است که کارش را درست انجام نمی‌دهد.

با واگذاری کارها ظرفیت خود را چند برابر کنید

پس از انتخاب افراد برای انجام قسمت‌های مختلف پروژه، نوبت به واگذاری کارها می‌رسد. مسئولیت‌های خاص هر فعالیت لازم برای انجام پروژه را به فرد خاصی واگذار کنید. برای پایان هر فعالیت و هر بخش آن مهلت تعیین کنید. برای هر فرد، کاری که باید انجام دهد، زمان انجام کار، معیارهای ارزیابی عملکرد و شکل نهایی پروژه بعد از اتمام کار را تشریح کنید. هیچ‌چیز را به شانس واگذار نکنید. هرچه افراد در مورد دلیل انجام کار و چگونگی آن بیشتر بدانند، کار خود را بهتر انجام می‌دهند.
وجود ابهام بزرگ‌ترین عامل شکست مدیریت پروژه است. به همین دلیل باید به ‌طور منظم با افراد گروه به صورت انفرادی یا گروهی جلسه داشته باشید. با گروه به طور منظم در تماس باشید و آن‌ها را مطلع نگه‌دارید. همیشه در حال رد و بدل بازخورد باشید. هر چه پروژه مهم‌تر باشد، نظارت شما باید بیشتر شود.

پروژه را ملموس سازید

همان طور که نوشتن افکار روی کاغذ، هنگام سازمان‌دهی پروژه برای خودتان مهم است، استفاده از وایت برد یا کاغذهای بزرگ هم در جلسات اعضای گروه مفید است. هرچه پروژه و مسیر دستیابی به هدف را ملموس‌تر و تصویری‌تر کنید، احتمال انجام شدن کارها طبق برنامه و معیارهای مورد نظر بیشتر می‌شود.
برای نظارت بر پروژه، پیشرفت کار افراد را نسبت به مهلت تعیین‌شده اندازه‌گیری کنید. نظارت شما بر پروژه، موجب پیشروی آن می‌شود. به جای اینکه فرض کنید همه چیز خوب پیش می‌رود انتظارات خود از افراد را بررسی کنید. یادتان باشد که قوانین مورفی توسط مدیران پروژه‌های مختلف ساخته شده است.

قوانین مورفی

شما با این قوانین آشنا هستید.
1. اگر امکان اشتباه وجود دارد، اشتباه پیش خواهد آمد.
2. بودجه هر چقدر زیاد باشد، باز هزینه بیشتر از انتظارتان خواهد شد.
3. هرچقدر زمان در نظر بگیرید، باز کار بیشتر از زمان تعیین‌شده طول می‌کشد.
4. از تمام چیزهایی که می‌تواند اشتباه شود، بدترین مورد در بدترین زمان ممکن و با بیش‌ترین هزینه، اتفاق خواهد افتاد.
البته برای قوانین مورفی یک تبصره وجود دارد: «مورفی آدم خوش‌بینی بود!»

مرحله محدودکننده را شناسایی کنید

در مدیریت پروژه، همیشه یک «رویداد بحرانی» یا «مرحله محدودکننده» وجود دارد. همین یک عامل، تعیین‌کننده سرعت اتمام پروژه است. این همان فعالیتی است که باید قطعا و مطابق معیار انجام شود تا پروژه با موفقیت تمام شود. شما شخصا باید مسئولیت این مرحله را بر عهده بگیرید و تمام حواستان را روی درست انجام شدن آن متمرکز ‌کنید. حتی اگر کل آن فعالیت یا بخشی از آن را محول کرده‌اید، مراقب انجام شدن آن فعالیت باشید.
شما می‌توانید از مدیریت پروژه برای باز کردن حساب، افزایش درآمد، دستیابی به سلامتی فیزیکی و تناسب اندام مناسب، رفتن به تعطیلات، برنامه‌ریزی مسافرت، شروع یک کسب‌و‌کار جدید، نوشتن یک کتاب، ترسیم یک نقاشی یا مسافرت دور دنیا با یک قایق، استفاده کنید.

کسب پیروزی

استفاده صحیح از تکنیک‌های مدیریت پروژه در کارتان، می‌تواند برای شما یک مزیت رقابتی ایجاد کند. مهارت‌های مدیریت پروژه شما را قادر می‌سازد تا در کار و زندگی با شتاب زیادی پیشرفت کنید و به جلو حرکت کنید. هرچند گام‌های مدیریت پروژه ساده‌ هستند؛ ولی مهارت مدیریت پروژه پیچیده است و در موفقیت شما نقشی حیاتی دارد.
توسعه مهارت‌های مدیریت پروژه شما را قادر می‌سازد کارهای بهتر و بزرگ‌تری را با مسئولیت‌های بیشتر و درآمد بالاتر به عهده بگیرید.
مدیریت پروژه مهارتی ضروری برای کسب درآمد رویایی است و با تمرین می‌توان آن را آموخت.